Zasady rządzące korespondencją elektroniczną są w 90 proc. takie jak zasady korespondencji papierowej. Należy zatem e-mail zacząć w taki sam sposób jak tradycyjny list, a więc od słów np. „Szanowny Panie”, po których stawiamy przecinek (nie zaczynamy więc e-maila np. od słów „Dzień dobry”).
Tekst naszej korespondencji zaczynamy dwie linijki niżej. Po zakończeniu listu piszemy: „Z wyrazami szacunku” i podpisujemy się pełnym imieniem i nazwiskiem.
W liście elektronicznym nie musimy umieszczać daty, ponieważ wyświetla się ona automatycznie.
Czcionka listu powinna być odpowiedniej wielkości (np. 14) i w oficjalnej korespondencji nie powinna być zbyt udziwniona. Układ graficzny powinien być taki jak w korespondencji papierowej.
Wysyłając korespondencję oficjalną, pamiętajmy, żeby nie robić tego z adresów „niepoważnych” (np. elzunia@wp.pl czy glupijasio@wp.pl).
Jeśli chcemy wyróżnić jakieś zdanie, nie stosujemy dużych liter, lecz wytłuszczamy słowa lub podkreślamy.
Trzeba pamiętać, że seria następujących po sobie e-maili może być wymianą zdań lub wymianą korespondencji. W tym pierwszym przypadku jeden e-mail może zawierać np. wyłącznie pytanie, a drugi może być sporządzony przez naciśnięcie przycisku „Odpowiedz” i zawierać, pod tym pytaniem, odpowiedź na nie. Gdy jednak piszemy list, nie wolno nam stosować funkcji „Odpowiedz” w taki sposób, by pod naszym listem był list, który otrzymaliśmy (i wiele innych poprzednich listów). W takim przypadku e-mail powinien zawierać wyłącznie nasz list.
Trzeba pamiętać o tym, że dziś e-maile często traktuje się tak jak korespondencję papierową, a zatem jako swego rodzaju dokumenty.
Pomóż w rozwoju naszego portalu
