Odpowiedź eksperta
Plan urlopowy to nie tylko kwestia logistyki, ale także ważny aspekt kultury organizacyjnej, a planowanie dni urlopowych ma w założeniu usprawnić procesy wewnętrzne firmy.

Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy (Plan urlopów):

„§ 1. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi (...).

§ 11. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Przepis § 1 zdanie drugie i trzecie stosuje się odpowiednio.

§ 2. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy”.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy każdemu pracownikowi, tj. osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Prawa do tego wolnego nie można się zrzec, jest on zatem niejako obowiązkowy.

Pracodawca planuje urlopy, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego trybu pracy w firmie. Jest to więc odpowiedź na drugą część zadanego pytania, pogodzenie bowiem tych dwóch, niekiedy sprzecznych, sytuacji sprawia, że obowiązek tworzenia planu urlopów nie zawsze jest tak prosty i dla wszystkich satysfakcjonujący.

Plan urlopów najczęściej obejmuje swoim zakresem cały rok kalendarzowy, ale można go ustalić również na pół roku lub kwartał. Plan urlopów powinien być ustalony z pewnym wyprzedzeniem. Jeśli pracodawca jest zobowiązany do stworzenia planu urlopów, powinien to zrobić najpóźniej do 31 grudnia danego roku na następny rok kalendarzowy.

Urlop wypoczynkowy zawsze jest udzielany przez pracodawcę, co oznacza, że pracownik nie może samodzielnie udać się na urlop wypoczynkowy mimo tego, że termin urlopu wynika z planu urlopów. Plan urlopów nie daje zatem pracownikowi prawa do rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego bez uprzednio otrzymanej zgody pracodawcy na rozpoczęcie tego urlopu.

Odmowa udania się na urlop przez pracownika może zostać uznana za naruszenie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. W konsekwencji może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej w postaci upomnienia lub nagany.